Le constat
Dans beaucoup de PME de négoce, de distribution ou d'industrie, les commandes arrivent encore par mail. Un PDF sorti de l'ERP du client, un scan un peu penché, parfois une photo prise sur un comptoir. Chaque client a son format, ses propres références, sa façon d'écrire les quantités.
Au bout de la chaîne, quelqu'un ouvre chaque pièce jointe et recopie les lignes dans l'ERP ou dans le fichier de suivi. Ça marche. Ça prend une bonne partie de la matinée, et ça devient le goulot dès que le volume monte ou que la personne qui saisit est absente.
Pourquoi l'IA a sa place ici (et pas partout)
On reste prudent sur l'IA dans nos projets. Mais lire des documents hétérogènes est justement ce que les modèles récents font bien : retrouver un numéro de commande, une date de livraison souhaitée, des lignes article et quantité, même quand la mise en page change d'un client à l'autre.
Les anciens outils d'extraction par gabarit demandaient un modèle par client et cassaient au premier changement de mise en page. Ce n'est plus nécessaire.
Ce qu'on refuse de faire
- laisser l'IA créer la commande dans l'ERP sans regard humain
- envoyer les documents de vos clients vers un service hébergé hors UE sans l'avoir décidé en connaissance de cause
- promettre une lecture parfaite : un scan flou reste un scan flou
- construire un « agent » qui répond tout seul à vos clients
Ce qui tient en production
**L'IA propose, quelqu'un valide.** La commande arrive pré-remplie dans un écran de contrôle, avec le PDF affiché à côté. On corrige une ligne si besoin, on valide, et elle part dans l'ERP.
**Le doute est visible.** Une référence inconnue, une quantité inhabituelle, un prix qui ne correspond pas au tarif du client : la ligne est signalée au lieu d'être devinée.
**Le rapprochement se fait avec vos données.** Le PDF dit « vis inox 6x40 », votre catalogue connaît une référence interne. La correspondance s'appuie sur l'historique du client, et les corrections de l'équipe servent aux commandes suivantes.
**On mesure.** Part des commandes validées sans correction, délai entre la réception du mail et la saisie. Si ces deux indicateurs ne bougent pas en quelques semaines, on arrête.
Comment on démarre chez Procidatec
On part d'un échantillon de vraies commandes reçues récemment, chez vos clients les plus actifs. On regarde ce qui se lit bien, ce qui ne se lit pas, et où se cachent les règles (remises, conditionnements, franco de port). Ensuite, un premier écran de validation branché sur un seul flux, utilisé par la personne qui saisit aujourd'hui.
Question simple : combien de commandes votre équipe ressaisit-elle chaque semaine depuis une pièce jointe ? Si personne ne sait répondre, c'est déjà un signal.
Et maintenant ?
Un échange de 30 minutes suffit souvent à voir si vos commandes entrantes se prêtent à ce traitement, ou si un simple portail de commande pour vos clients serait plus adapté.
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